L’Ufficio di Cancelleria non è in grado di provvedere direttamente al reperimento della documentazione – certificato di battesimo o matrimonio – di coloro che dall’estero lo richiedono. Può solo inviare le richieste pervenute alla/e Parrocchia/e interessata/e una volta verificata la congruenza della domanda.
Per le richieste indirizzate alla Parrocchia in cui l’antenato è nato ed è stato battezzato, il Parroco consulterà l’Archivio Parrocchiale dove dovrebbero essere conservati il Registro dei battesimi tutto manoscritto in latino e il Registro delle Nascite, in parte prestampato, poiché fino al 1866/67 il parroco era anche ufficiale di stato civile.
Per poter assicurare l’esito ottimale della ricerca anagrafica è utile osservare le seguenti modalità:
- Il/La richiedente deve dimostrare di essere un discendente della persona di cui si richiedono il/i certificato/i, allegando alla richiesta copia della carta d’identità o del passaporto anche solo tramite e-mail.
- Le Agenzie di tramite o di ricerca non possono richiedere alcun certificato, perché non sono i reali e veri discendenti; lo possono fare se si attengono a quanto esposto al punto 1.
- I RR. Parroci o Amministratori Parrocchiali sono tenuti per legge a compilare il certificato di battesimo – usando il modello inserito nella sezione modulistica dell’Ufficio Cancelleria (cliccare qui per accedere) riportante la paternità e maternità – o l’attestato di matrimoni; se viene richiesta fotocopia della pagina del Registro occorre apporre sulla stessa la dicitura “copia conforme all’originale” con timbro della parrocchia e firma del parroco.
- Qualora non si trovasse la documentazione richiesta, i Parroci attestino per iscritto l’esito negativo della ricerca.
- Tutta la documentazione dovrà essere trasmessa all’Ufficio di Cancelleria per la necessaria legalizzazione e l’invio, tenendo presente che possono essere richieste le spese di spedizione. Nulla è dovuto per la ricerca, si richiede un contributo per le spese di spedizione (raccomandata con ricevuta di ritorno)[*] e le fotocopie.
[*] Il contributo varia a seconda del luogo – estero o Italia – e dal peso del plico.
