L’Ufficio di Cancelleria non è in grado di provvedere direttamente al reperimento della documentazione – certificato di battesimo o matrimonio – di coloro che dall’estero lo richiedono. Può solo inviare le richieste pervenute alla/e Parrocchia/e interessata/e una volta verificata la congruenza della domanda.
Per le richieste indirizzate alla Parrocchia in cui l’antenato è nato ed è stato battezzato, il Parroco consulterà l’Archivio Parrocchiale dove dovrebbero essere conservati il Registro dei Battesimi tutto manoscritto in latino e il Registro degli Atti di Nascita, in parte prestampato, poiché fino al 1866/67 il parroco era anche ufficiale di stato civile.
Per poter assicurare l’esito ottimale della ricerca anagrafica è utile osservare le seguenti modalità:
- Il/La richiedente deve dimostrare di essere un discendente della persona di cui si richiedono il/i certificato/i, allegando alla richiesta copia della carta d’identità o del passaporto anche solo per e-mail.
- Le Agenzie che fanno da tramite non possono richiedere alcun certificato, perché non sono i reali e veri discendenti; lo possono fare se si attengono a quanto esposto al punto 1 e anche gli intermediari debbono inviare copia del loro documento di identità.
- I Reverendi Parroci o Amministratori Parrocchiali sono tenuti per legge a compilare il certificato di battesimo riportante la paternità e maternità o l’attestato di matrimonio – usando il modello inserito nella sezione modulistica dell’Ufficio Cancelleria (cliccare qui per accedere); è necessario fornire fotocopia completa della pagina del Registro corrispondente e in essa apporre la dicitura «copia conforme all’originale» con timbro della parrocchia e firma del parroco. Questo permette di evitare spiacevoli malintesi data la trasformazione del cognome o del nome in lingua portoghese.
- Qualora non si trovasse la documentazione richiesta, i Parroci attestino per iscritto su carta intestata della parrocchia, l’esito negativo della ricerca.
- Tutta la documentazione dovrà essere trasmessa all’Ufficio di Cancelleria per la necessaria legalizzazione e l’invio. Il tutto prevede un costo che indicativamente si aggira attorno ai cinquanta euro (solitamente si forniscono due certificati con copia autenticata della pagina del registro e nel certificato si trascrive la traduzione dal latino dell’annotazione o si riporta quanto presente nella pagina del registro). Il tutto viene spedito con raccomandata nazionale o internazionale con ricevuta di ritorno. Nella quota sono comprese le spese postali che variano per luogo di destinazione e del peso del plico inviato.